Система электронного документооборота

«ТАНДЕМ.Документооборот»

Система предназначена для автоматизации работы с входящими, исходящими, информационно0справочными и организационно-распорядительными документами, а также для работы с поручениями и для контроля исполнительской дисциплины. Система «ТАНДЕМ.Документооборот» соответствует самым высоким требованиям, предъявляемым к системам этого класса, и имеет широкие возможности по настройке на особенности конкретной организации.

Интерфейс рабочего места «ТАНДЕМ.Документооборот» разделен на несколько вкладок, на каждой из которых сгруппированы сходные функции. На первой вкладке расположен интерфейс создания и поиска документов. Для быстрого поиска пользователь может воспользоваться простым поиском, для продвинутых пользователей есть расширенный поиск, позволяющий конструировать запросы практически по любому свойству документа. Также «ТАНДЕМ.Документооборот» поддерживает полнотекстовый поиск по вложенным файлам, с учетом морфологии русского языка.

После создания, документы начинают жить своей жизнью, продвигаясь по этапам Жизненного Цикла и обрастая задачами и уведомлениями. Задача требует от пользователя какого-то действия, а уведомление - просто информирует пользователя о произошедшем событии. Вторая вкладка предназначена для работы с задачами и уведомлениями.

Есть особый класс задач, связанных с выполнением поручений по документам. Для расширенной работы с поручениями предназначена третья вкладка. Для построения отчетов по исполнительской дисциплине и журналов регистрации предназначена четвертая вкладка. На последней вкладке сгруппированы личные настройки пользователя.

Особенности «ТАНДЕМ.Документооборот»:

• Поддерживается гибкая система прав доступа, как к конкретному документу, так и к набору функций системы.
• Поддерживается возможность сохранения сконструированного условия поиска для последующего использования.
• Поддерживается номенклатура дел. Есть возможность задать свою номенклатуру дел для каждого подразделения.
• Поддерживается два режима замещения. Поддерживается коллективная работа всех замещающих с одной задачей.
• Поддерживаются задачи на группу пользователей.
• Поддерживаются как личные, так и общие группы пользователей, сохраненных поисков, шаблонов документов, типовых виз.
• Поддерживается режим работы как с Электронно-Цифровой Подписью, так и без нее.
• Существует возможность создавать новые виды документов. Для каждого вида можно добавить новые свойства.
• Создание новых документов происходит по заранее заполненным шаблонам. У шаблона можно указать методические рекомендации по его использованию. Для технологов существует возможность создавать документы без использования шаблонов.
• Существует возможность формировать вложение документа (тело документа , вложенный файл) автоматически, на основе заранее заданного шаблона и свойств карточки документа. Например, заявление на отпуск можно сформировать на основании заполненных пользователем в карточке «даты начала отпуска» и «продолжительности отпуска».
• Существует возможность гибко настраивать маршруты визирования, есть поддержка как жесткой, так и свободной маршрутизации.
• Существует возможность предварительного просмотра вложения в документ, без необходимости установки приложения для просмотра на рабочее место пользователя.
• Поддерживается возможность проставления штампа при печати документа, что позволяет быстро определить актуальность распечатки и найти электронную версию документа по распечатанной бумажной копии.
• Также есть возможность использования в штампе QR-кода, что позволяет переходить на карточку электронной версии одним кликом.
• Реализовано гибкое управление механизмом уведомлений. В широкой степени можно настраивать текст уведомления.
• Реализована возможность отправки на электронную почту писем о поступлении пользователю новых задач и уведомлений. В широкой степени можно настраивать текст сообщения. Есть возможность фильтрации событий, которые будут дублироваться письмом на электронную почту.
• Реализована возможность отправки исходящих документов корреспонденту путем автоматизированной пересылки по электронной почте.
• Также, благодаря интеграции со сторонней системой юридически значимого электронного документооборота, существует возможность обмена входящих и исходящих документов с внешними СЭД без необходимости отправки бумажных оригиналов или заключения двусторонних партнерских договоров.
• Благодаря разделению кода на проектный и продуктовый слои, существует возможность быстрой доработки функционала под нужды конкретной организации.

Цели внедрения «ТАНДЕМ.Документооборот»

Основной целью внедрения «ТАНДЕМ.Документооборот» является  сокращение сроков согласования документов и обеспечения прозрачности работы с документами. Так же после внедрения достигаются следующие результаты:

• Автоматизация рутинных процессов документооборота.
• Автоматизация контроля исполнения документов.
• Повышение исполнительской дисциплины.
• Создание единого и  безопасного хранилища документов.
• Комплексный подход к автоматизации всей организации, построение единой информационной среды.
• Стандартизация и регламентация внутренних процессов.
• Формализация и прозрачное управление организационной структурой.
• Облегчение и ускорение обмена документами с филиалами и представительствами.
• Автоматизированное формирование аналитических отчетов.
• Возможность настройки специфических автоматизированных рабочих мест (за счет гибкой системы прав доступа).
• Организация удаленного доступа к системе из любой точки земного шара.